חובות ניהול ספרים: הוראות ניהול פנקסים, שיטה חד-צידית או כפולה, שמירה 7 שנים ופסילת ספרים

מקור החובה והתוספות

סעיף 130 לפקודת מס הכנסה מסמיך את המנהל לקבוע הוראות ניהול פנקסים, והוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973, הן התוצאה. ההוראות מחולקות ל"תוספות" לפי ענף: יצרנים, סיטונאים, קמעונאים, קבלנים, בעלי מקצועות חופשיים, רופאים, בעלי בתי ספר לנהיגה, סוחרי מקרקעין, נותני שירותים ועוד. בכל תוספת, דרגת החובה תלויה במחזור השנתי ובמספר המועסקים: ככל שהעסק גדול יותר, נדרשים יותר ספרים ומעבר לשיטה הכפולה.

ההוראות חלות גם לצורכי מע"מ, מכוח תקנות מע"מ (ניהול פנקסי חשבונות), כך שמערכת ספרים אחת משרתת את שני המסים.

הספרים הבסיסיים

ספר תקבולים ותשלומים: רישום כרונולוגי של כל כסף שנכנס ויצא, עם הפניה למסמך. שוברי קבלה: פנקס ממוספר בדפוס או תוכנה מאושרת, לכל תקבול. חשבוניות: פנקס ממוספר לכל עסקה. ספר קופה: לעסק שמקבל מזומן. ספר הזמנות: לעסקים שבתוספת שלהם נדרש. ספר כניסת טובין ורשימת מלאי בסוף שנה: לעסקים עם מלאי. תיק תיעוד חוץ: כל חשבונית וקבלה שהתקבלו מספקים, מסודרות.

רישום בספר התקבולים והתשלומים נעשה בסמוך לאירוע, ובכל מקרה לא יאוחר מהמועד שההוראות קובעות. רישום מאוחר או חסר הוא ליקוי.

חד-צידי לעומת כפול

בשיטה החד-צידית רושמים כל תנועה פעם אחת: תקבול או תשלום. היא מתאימה לעסק קטן ללא מלאי מורכב, ומאפשרת להפיק דוח רווח והפסד אך לא מאזן. בשיטה הכפולה כל תנועה נרשמת בחובה ובזכות בשני חשבונות, כך שהספרים מאוזנים תמיד ומופק מאזן. ההוראות מחייבות שיטה כפולה מעל סף מחזור בכל תוספת, וחברה בע"מ מנהלת בשיטה הכפולה תמיד, מפני שחוק החברות מחייב דוחות כספיים מבוקרים.

תוכנת הנהלת חשבונות חייבת להיות רשומה ברשות המסים לפי ההוראות בעניין מערכת חשבונות ממוחשבת, לגבות נתונים ולאפשר הפקת קובץ אחיד (קובץ במבנה שקבעה הרשות) לביקורת.

שמירת מסמכים

ההוראות מחייבות לשמור את הספרים והמסמכים שבע שנים מתום שנת המס שאליה הם מתייחסים, או שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנה, לפי המאוחר. מסמכים ממוחשבים נשמרים בגיבוי שניתן לשחזר ולהציג. אובדן ספרים (שריפה, גניבה) מדווח לפקיד השומה מיד, ואי-דיווח נחשב לאי-ניהול ספרים. מסמכים על רכישת נכסים (ציוד, מקרקעין) נשמרים כל עוד הנכס בעסק ושבע שנים אחרי מכירתו, מפני שהם בסיס לפחת ולרווח הון.

פסילת ספרים והשלכותיה

סעיף 130(ב) מאפשר לפקיד השומה לקבוע שספרי העסק "בלתי קבילים" אם נוהלו בסטייה מהותית מההוראות, ואי-רישום תקבול הוא סטייה מהותית לפי סעיף 145ב, למעט סיבה מספקת. ההשלכות: שומה לפי מיטב השפיטה (סעיף 145), נטל ההוכחה עובר לנישום בערעור, אי-הכרה בהוצאות שאינן מתועדות, שלילת אישור ניהול ספרים (שמונע קבלת תשלומים מגופים ציבוריים ומחברות גדולות), וקנסות. על החלטת פסילה ניתן לערור לוועדה לקבילות פנקסים.

עסק שנתפס באי-רישום תקבול פעמיים בתוך שנה חשוף גם להגדלת שיעור המקדמות ולקנס לפי הפקודה.