חשבונית, חשבונית מס וקבלה: מי מוציא מה, מתי, ומה חייב להופיע במסמך

שלושת המסמכים

חשבונית (או "חשבונית עסקה") מתעדת עסקה: מי מכר, למי, מה ובכמה. חשבונית מס היא חשבונית שעוסק מורשה מוציא לפי סעיף 47 לחוק מע"מ, ובה המע"מ מופרד מהמחיר; רק היא מאפשרת למקבל לנכות מס תשומות. קבלה מתעדת תקבול: קבלת כסף, שיק, העברה או כרטיס. חשבונית וקבלה הן מסמכים נפרדים, מפני שמועד העסקה ומועד התשלום אינם זהים; "חשבונית מס-קבלה" היא מסמך משולב שמותר להוציא כשהתשלום מתקבל במעמד העסקה.

עוסק פטור אינו רשאי להוציא חשבונית מס, ומסמכיו נושאים את הכיתוב "עוסק פטור" ללא מע"מ. לקוח שמקבל מסמך כזה אינו מקזז תשומות.

מועד ההוצאה

סעיף 46 לחוק מע"מ מחייב להוציא חשבונית בתוך 14 ימים ממועד החיוב במס. מועד החיוב, לפי סעיפים 22-29, הוא במכר טובין עם מסירתם, ובשירותים עם קבלת התמורה (בסיס מזומן, לעוסקים שהחוק מתיר להם) או עם מתן השירות. עוסק שמדווח על בסיס מזומן (רוב נותני השירותים, לפי תקנה 7 לתקנות מע"מ ותיקון 42 לחוק) מוציא חשבונית מס עם קבלת התשלום, ועד אז מוציא "חשבונית עסקה" או דרישת תשלום ללא חיוב במע"מ.

קבלה מוצאת מיד עם קבלת התקבול, לפי הוראות ניהול פנקסים. איחור בהוצאת חשבונית או קבלה הוא ליקוי בניהול ספרים שעלול לגרור פסילת ספרים.

מה חייב להופיע

תקנות מע"מ (ניהול פנקסי חשבונות) והוראות ניהול פנקסים קובעות את תוכן חשבונית המס: המילים "חשבונית מס", שם העוסק, כתובתו ומספר העוסק, מספר סידורי רץ, תאריך, שם הלקוח וכתובתו (ובעסקה מעל סכום שנקבע גם מספר העוסק של הלקוח), תיאור הטובין או השירות, המחיר ללא מע"מ, סכום המע"מ ושיעורו, והסכום הכולל. חשבונית ללא אחד הפרטים עלולה להיפסל לניכוי תשומות אצל הלקוח.

קבלה כוללת: המילה "קבלה", שם העוסק ומספרו, מספר סידורי, תאריך, שם המשלם, הסכום ואמצעי התשלום (מזומן, שיק ומספרו, העברה). חוק לצמצום השימוש במזומן מגביל תקבול במזומן מעסק לסכומים שנקבעו בו, וקבלה על מזומן מעל הסף היא ראיה לעבירה.

חשבוניות ישראל: מספר הקצאה

תיקון לחוק מע"מ במסגרת חוק ההתייעלות הכלכלית 2023-2024 קובע שחשבונית מס בסכום שמעל סף שנקבע (לפני מע"מ) חייבת לשאת "מספר הקצאה" שמנפיקה רשות המסים בזמן אמת דרך ממשק מקוון או תוכנת הנהלת חשבונות. ללא מספר הקצאה הלקוח אינו רשאי לנכות את מס התשומות. הסף נקבע גבוה בשנת ההפעלה הראשונה ויורד מדי שנה לפי לוח שבחוק, כך שבהדרגה רוב החשבוניות בין עוסקים ייכנסו למנגנון. הסף התקף לכל שנה מתפרסם על ידי רשות המסים.

עוסק מקבל את מספר ההקצאה מיד ברוב המקרים. הרשות רשאית לסרב להקצאה במקרים של חשד לחשבונית פיקטיבית, ואז יש הליך השגה.

חשבונית ממוחשבת וזיכוי

חשבונית שמופקת בתוכנה שאושרה ("תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת") יכולה להישלח כקובץ חתום דיגיטלית, ללקוח שהסכים לקבל חשבוניות כך, לפי הוראות ניהול פנקסים בעניין מסמכים ממוחשבים. תיקון או ביטול חשבונית שכבר הוצאה נעשה ב"הודעת זיכוי" ולא במחיקה: הזיכוי מקטין את המע"מ בדוח התקופתי, בתנאי שהלקוח קיבל אותו והתאים את התשומות אצלו.